Comment ça marche : Astuces high-tech (mobile, console et informatique)

Q: Comment proposer des suggestions dans Google Docs ?

Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un document, vous pouvez modifier ou supprimer directement des contenus, ou ajouter un commentaire quand vous remarquez quelque chose à corriger. Mais dans cette situation, il existe une fonctionnalité bien pratique, mais trop méconnue : le mode Suggestion. Pour l'activer, il suffit de cliquer sur l'icône crayon située sous le bouton bleu Partager, situé en haut à droite. Vous avez alors le choix entre Édition (par défaut), Suggestion (celui qui nous intéresse ici) et Affichage (pour avoir un meilleur aperçu de comment rend le document). Avec Suggestion, tous les changements opérés viennent s'intégrer sous une autre couleur dans le texte et sans supprimer le contenu précédent. Les collaborateurs peuvent alors valider ou non les changements d'un simple clic sur un bouton. Une option indispensable pour le travail collaboratif. Et avec la commande Ctrl + Alt + O ou Ctrl + Alt + U ou en vous rendant dans Outils > Examiner les modifications suggérées, vous êtes redirigé vers les suggestions à valider ou infirmer.

Q: Comment identifier un collaborateur dans Google Docs ?

Autre fonction bien pratique quand on est à plusieurs à travailler sur un document Google Doc, la possibilité de "tag" une ou des personnes dans un commentaire pour attirer son attention (il recevra ainsi une notification). Pour ce faire, il suffit de sélectionner la zone du document désirée, appuyer sur le bouton d'ajout de commentaire, et de taper : "@ + adresse email du ou des individus concernés". Plus pratique que d'envoyer un mail ou et plus fiable que d'espérer que l'on aperçoive son commentaire.

Q: Comment retrouver une ancienne version d'un doc Google ?

Google Docs effectue de nombreuses sauvegardes des documents et conserve plusieurs versions à travers le temps. Vous pouvez ainsi récupérer le document comme il était il y a X heures ou X jours, car vous n'approuvez pas les modifications qui ont réalisées depuis ou si du contenu a été supprimé. Pour ce faire, il faut se rendre dans Fichier Afficher l'historique des versions ou utiliser le raccourci clavier Ctrl + Alt + Maj + H. Vous pouvez également vérifier qui a effectué quelles modifications sur le document avec cette technique.

Q: Comment lancer la saisie vocale ?

Avec un petit Ctrl + Maj + S ou en vous rendant dans Outils < Saisie Vocale, vous pouvez dicter votre texte au lieu de la taper. En français, tout n'est pas parfait au niveau de la reconnaissance vocale, prenez bien soin d'articuler lors de la diction pour ne pas vous retrouver avec un texte bien différent à celui que vous avez énoncé. Peut dépanner ou se montrer utile dans certaines situations, mais il ne faut pas trop en demander à cette fonction pour le moment, qui mérite plus d'approfondissement pour être pleinement exploitée.

Q: Comment modifier des images dans Google Docs ?

Google Docs permet aussi d'éditer des images directement depuis son interface. Cela reste basique, mais on a droit à des options bien pratiques : changer la taille, rogner, redimensionner, ajouter des bordures, changer l'orientation... En cliquant sur l'image puis sur Options de l'image dans la barre de menus, d'autres possibilités apparaissent. Vous pouvez par exemple choisir une nouvelle coloration ou régler la transparence, le contraste et la luminosité. Pas de quoi remplacer une action plus poussée sur Photoshop, mais convient pour de petites retouches qui auraient nécessité l'ouverture de Paint ou de l'éditeur Windows autrement.

Q: Comment insérer des signets ?

Dans Google Docs, il est possible d'ajouter des marque-pages au sein d'un document afin de retrouver rapidement des contenus précis. Pour ce faire, rendez-vous simplement dans le menu Insertion et sélectionnez Signet. Un symbole de bookmark bleu apparaît alors à l'endroit voulu. Vous pouvez aussi ajouter un lien pour retrouver en un rien de temps une partie de votre document sans avoir à scroller ou effectuer une recherche de mots-clés.

Q: Comment ajouter un mot au dictionnaire ?

Le correcteur orthographique et grammatical de Google Docs peut être parfois utile pour repérer une coquille. Mais qu'il est gênant quand il souligne en rouge un mot tout à fait correct qu'il ne comprend pas. Si vous savez que vous allez répéter plusieurs fois ce mot inconnu à ses yeux, vous pouvez l'ajouter au dictionnaire pour qu'il arrête de le considérer comme incorrect. Un clic droit après avoir sélectionné le mot en question puis un clic sur Ajouter "X" au dictionnaire, et le tour est joué.

Q: Comment créer ses propres raccourcis ?

Une option bien pratique pour taper rapidement un caractère ou un mot que vous êtes amené à utiliser régulièrement et qui représente des difficultés à être écrit, notamment pour une raison de clavier. Rendez-vous dans Outils < Préférences et allez dans la section Remplacement automatique. Par défaut, on retrouve déjà des raccourcis préprogrammés : taper (c) pour obtenir © par exemple. Dans la colonne de gauche Remplacer, indiquez ce que vous souhaitez taper. Dans celle de droite Par, renseignez ce que vous voulez avoir et qui viendra remplacer les caractères de la première colonne.

Q: Comment ajouter des polices dans Google Docs ?

Pas d'inquiétude, tout se fait directement sur Google Docs, pas besoin de télécharger et installer soi-même de nouvelles polices. Par défaut sur le service, le choix est plutôt limité pour une question de clarté et ne pas perdre les utilisateurs avec une pléthore de possibilités. Mais en cliquant sur la police en cours d'utilisation, un menu s'ouvre avec l'option Autres polices. Cliquez, et vous n'avez plus qu'à faire votre choix parmi des dizaines de polices. N'hésitez pas à utiliser les filtres afin de faire du tri et que le logiciel ne vous propose que des suggestions susceptibles de vous intéresser.

Q: Comment rechercher et remplacer ?

Vous avez commis la même erreur plusieurs fois (une majuscule manquante sur un mot, nom propre mal orthographié, etc. ) et vous n'avez pas envie de reparcourir tout votre document à la recherche de toutes les fautes ? Pas de panique, il existe un outil qui va vous faire économiser beaucoup de temps sur Google Docs. Allez dans Édition puis Rechercher et remplacer (ou utilisez directement la commande Ctrl + H). Entrez dans la case Rechercher le terme que vous souhaitez corriger puis dans la case Remplacer Par le nouveau terme corrigé. Vous pouvez aussi décider ou non de respecter la casse. Le logiciel vous retrouve alors tous les termes voulus et vous pouvez alors tous les modifier d'un coup.