Marre de passer des heures à trier vos e-mails ? Voici la méthode infaillible pour vider votre messagerie en un temps record

Gérer ses e-mails peut s’avérer rébarbatif, surtout quand on en a une tonne de « non lus ». Par chance, il existe une technique infaillible pour vider votre boîte de réception – et votre tête – en un rien de temps. On vous la livre dans cet article.

Les e-mails, ça ne paraît comme ça, mais c’est un véritable sujet. Leur gestion – ou plutôt le fait de laisser votre boîte vivoter – a un coût et la facture peut être salée : perte d’efficacité et de temps, pollution numérique et charge mentale qui explose. Bref. L’analogie est toute trouvée : votre cerveau est à l’image de votre boîte de réception. Si vous laissez déborder cette dernière, votre tête peinera à vous laisser du répit.

Alors, il existe plusieurs astuces pour faire passer sa boîte de réception de friche à jardin à la française. Vous en connaissez sûrement déjà plusieurs et elles sont plutôt complémentaires, à vrai dire. Mais il y en a une, moins connue, qui pourrait vous changer la vie.

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La méthode 4D : la technique imparable pour vider sa boîte mail en un rien de temps

Cette technique fonctionne indépendamment des autres astuces que vous connaissez déjà probablement, mais elle vient également décupler leurs effets positifs : gain de temps, de productivité et réduction de la charge mentale. Le principe est simple : lorsque vous êtes devant votre boîte de réception, il vous suffit de choisir parmi quatre options pour chaque e-mail reçu. Ces 4D, donc, ce sont les suivants :

• Delete: supprimer le message s’il est inutile
• Do: faire la tâche qui y est liée – si elle est rapide à faire ou vraiment urgente
• Defer: différer l’accomplissement de la tâche si elle n’est pas urgente
• Et Delegate: déléguer si le champ d’action de la tâche qui y est lié ne vous concerne pas ou si elle peut être effectuée par quelqu’un d’autre.

Cette méthode est particulièrement utile si vous utilisez déjà cette fonction cachée de Gmail que l’on vous dévoilait dans un précédent article. Et vous pouvez l’appliquer à chaque dossier personnalisé de votre messagerie.

Alors évidemment, si vous avez actuellement des milliers de messages non lus dans votre boîte de réception, vous ne viderez pas votre boîte de réception en deux minutes. En revanche, vous l’écrémerez plus rapidement qu’avec un processus anarchique et ce temps pris sera du temps de gagné ensuite.

Astuces complémentaires : méthode Inbox Zero et règle des deux minutes

Une raison pour laquelle vous pouvez vous sentir dépassé par la gestion de votre boîte e-mail est le fait de la consulter à longueur de journée ou dès que vous recevez un message. Pour y remédier, il existe la méthode Inbox Zero : elle consiste à dédier un (ou plusieurs) moment de la journée au traitement de ses e-mails et à ne pas y toucher le reste du temps. Certains privilégient les « instants de creux » : ceux où il y a moins de chance que les interlocuteurs soient devant leur PC afin d’éviter un ping-pong d’e-mails peu utile.

Dernière astuce bonus en complément de la méthode des 4D : la règle des 2 minutes. Si la tâche liée à un e-mail peut être traitée en moins de deux minutes, comme envoyer un document dont vous connaissez l’emplacement, alors faites-la tout de suite. Sinon, différez ou déléguez – si l’on suit la logique de la méthode des 4D. Cela évite de les emmagasiner et de se sentir noyé face à l’ampleur de l’accumulation par la suite.

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Comment garder une boîte mail organisée sur la durée

On le disait, les astuces pour optimiser la gestion de sa boîte de réception, il y en a plusieurs déjà bien connues. Mais cela ne coûte rien de les rappeler. La première que l’on peut citer est le fait d’organiser ses e-mails avec des dossiers thématiques ou des libellés (famille, comptabilité, travail…). En plus d’offrir plus de lisibilité, cela vous permet de retrouver plus facilement les e-mails que vous souhaitez conserver – et donc de gagner en efficacité. Et vous pouvez même facilement automatiser le classement de vos e-mails dans ces dossiers en paramétrant votre messagerie.

Il y a un type d’e-mails qui occupent inutilement nos boîtes : ce sont les newsletters. Honnêtement : parmi toutes celles auxquelles vous êtes abonné, combien en lisez-vous vraiment – à part celle de Phonandroid ? Avant d’en supprimer une énième édition à la main, vous pouvez donc en profiter pour vous désabonner de cette newsletter dont vous n’avez jamais lu un seul numéro (et que vous ne lirez probablement jamais).

C’est facile : sur Gmail, il suffit de cliquer sur le bouton « Se désabonner » qui apparaît lorsque vous survolez un e-mail et le tour est joué. Si jamais vous avez un peu de temps devant vous, vous pouvez réitérer l’action pour chacune des newsletters qui encombre votre boîte.