Microsoft 365 : cette nouveauté géniale vous empêche de partager les infos sensibles de vos fichiers, mais il y a un mais

PowerPoint, Excel (et bientôt Word) sur le web bénéficient d’une fonctionnalité inédite bien pratique : « Publier sur le web ». Elle permet de partager en un clic des documents finalisés sans avoir à les « nettoyer » manuellement. Mais tout le monde ne pourra pas en profiter.

Partager un document n’est pas sans risque. Le « nettoyage » manuel étant une tâche pour le moins fastidieuse, il arrive parfois que le fichier contienne encore des commentaires – plus ou moins sensibles – ou ait conservé l’historique des modifications. C’est le meilleur moyen pour paraître peu professionnel ou, pire, pour exposer des informations confidentielles.

Microsoft a entendu les doléances des utilisateurs et leur propose désormais une solution bien pratique pour Microsoft 365 : « Publier sur le web ». Cette fonctionnalité annoncée sur le Blog Microsoft 365 Insider permet de partager des fichiers PowerPoint, Excel et bientôt Word finalisés impeccables, sans aucun commentaire, historique de version ou suivi de modification. Mais il y a un mais.

Cette nouveauté bienvenue de PowerPoint, Excel et Word pour le web n’est pas accessible à tous

« Publier sur le web » est une fonctionnalité inédite géniale. D’abord, elle vous fait gagner du temps : exit le « nettoyage » manuel des fichiers (acceptation des modifications, suppression des commentaires…), les destinataires ne voient que leur version finalisée. Aussi, elle vous offre une flexibilité totale : l’accès peut être révoqué à tout moment et plus besoin de renvoyer un fichier à chaque mise à jour, vous n’avez qu’à « republier » le document, vos destinataires voient toujours la dernière version publiée. Et, côté sécurité, c’est l’idéal : les liens sont en lecture seule.

On parle de liens puisque c’est sous cette forme que se manifeste « Publier sur le web ». Pour le générer, il vous suffit d’ouvrir votre fichier, puis de suivre Fichier > Partager > Publier sur le Web. C’est ici que vous pourrez « Republier » le fichier pour le mettre à jour, mais également en révoquer l’accès en appuyant sur « Annuler la publication ».

Toutefois, pour fonctionner, le fichier à partager doit être stocké sur SharePoint. En effet, « Publier sur le web » est, pour le moment, orientée uniquement vers un usage professionnel. Pour cause : la fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs disposant d'une licence Microsoft 365 Enterprise. On se prend toutefois à espérer qu’elle arrive un jour chez les particuliers. Après tout, les étudiants pourraient vouloir en profiter afin de partager leurs devoirs sans en révéler les modifications à leurs professeurs, tout comme un groupe d’amis organisant une soirée d’anniversaire surprise pourraient y trouver leur compte.

Pour les utilisateurs concernés par cette nouveauté, notez qu’elle est d’ores et déjà disponible sur les versions web de PowerPoint et d’Excel. Microsoft précise par ailleurs qu’elle le sera sous peu sur Word pour le web.