Par la sobriété et la rapidité de son interface, par sa capacité de stockage et par ses nombreuses fonctions, Gmail est sans doute le service de messagerie le plus utilisé. Le service compte aujourd’hui plus de 1,8 milliards d’utilisateurs actifs et continue de gagner en popularité. Depuis son lancement, Gmail a révolutionné la messagerie. D’ailleurs, par rapport aux autres boites mails, Gmail se vante d’être plus sécurisé et présente moins de risque de piratage.

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Développeur Google LLC | Mise à jour le 26/05/2023

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Qu’est-ce que Gmail ?

Un service de messagerie électronique proposé par Google, Gmail a été lancé avril 2004. Comme vous le savez certainement, Gmail est l’abréviation de Google Mail. Initialement, Google avait proposé une capacité de stockage de 1 Go. Cependant, la firme de Mountain View a décidé de fusionner les espaces de stockage de ses différents services le 13 mai 2013. Cela offre aux utilisateurs la possibilité d’utiliser gratuitement un espace de stockage de 15 Go.

Toutefois, si vous souhaitez avoir un espace de stockage supérieur à 15 Go, vous devez vous souscrire à un abonnement payant sur Google One. Par ailleurs, vous pouvez bénéficier d’une capacité de stockage de 30 Go au minimum grâce à la solution professionnelle de la messagerie intégrée dans Google Workspace. Si vous utilisez Google Drive, vous pourrez centraliser vos informations.

La messagerie de Google offre une agréable expérience client grâce aux autres services avec qui elle est connectée. Vous pouvez par exemple utiliser Agenda pour ajouter dans votre calendrier un rendez-vous depuis un mail. Vous pourrez aussi entamer des discussions en instantané avec vos contacts grâce à Hangouts. Pour engager une visioconférence, vous pouvez utiliser Meet. Il vous est également possible d’attacher des tâches à un mail avec Tasks.

Il faut noter qu’avec la version gratuite, votre adresse e-mail sera en « @gmail.com ». En revanche, si vous souhaitez avoir une adresse e-mail avec votre nom de domaine, vous devez opter pour la version pro de Workspace.

Pourquoi utiliser la messagerie de Google ?

Que vous utilisiez Gmail pour vos activités personnelles ou professionnelles, le service vous facilitera grandement la tâche. Cela en raison du fait qu’il intègre plusieurs fonctionnalités qui font sa force. Tout d’abord, cet outil est disponible en version web et en version mobile. Ainsi, vous avez accès à votre boîte de réception depuis n’importe quel type de terminal. Vous pouvez également envoyer en pièce jointe des documents et des fichiers volumineux. De plus, le service permet à ses utilisateurs de profiter d’un filtre anti-spam plutôt efficace.

Lorsque vous écrivez un message sur Gmail, vous bénéficiez d’un enregistrement automatique. Cela représente un avantage majeur au cas où un éventuel problème technique surviendrait brusquement. Par ailleurs, avec le module de recherche intégré, vous pourrez facilement retrouver des messages. En utilisant des étiquettes ou les répertoires, vous pouvez classer manuellement ou automatiquement vos mails. Vous pourrez les identifier facilement grâce à des codes couleurs. Enfin, avec la plateforme, vous profiterez d’un gain de temps considérable en envoyant des messages avec des réponses préenregistrées.

Comment gérer ses dossiers Gmail ?

Vous pourrez organiser automatiquement vos e-mails grâce aux dossiers de messagerie. En effet, Gmail vous propose une liste de dossiers prédéfinis qui vous permet de catégoriser vos mails. Vous trouverez tous les nouveaux messages électroniques dans le dossier Boîte de réception. Dans la boîte d’envoi sont classés tous les e-mails en cours d’envoi. Le dossier Brouillon inclut tous les mails qui sont en cours de rédaction et qui n’ont pas encore été envoyés.

Tous les messages que vous avez déjà envoyés se trouvent dans le dossier Éléments envoyés. Si vous avez déjà supprimé des e-mails, vous pouvez encore les retrouver dans l’option Éléments supprimés. Enfin, les messages de publicité ou ceux qui vous ne souhaitez pas lire seront classés dans le dossier Spams ou courrier indésirable.

Pour créer un nouveau dossier de messagerie Gmail, vous n’avez qu’à utiliser des libellés Gmail. Ils vous permettront de classer vos e-mails dans plusieurs catégories, à savoir tâches à effectuer, famille, travail et messages à lire ultérieurement, etc. Sachez que les libellés fonctionnent de la même manière que les dossiers.

Pour créer un libellé Gmail, vous devez sélectionner l’option « Créer un libellé ». Saisissez ensuite le nom du nouveau libellé et appuyez sur Créer. Pour supprimer ou modifier un dossier de messagerie, il suffit de cliquer sur la petite flèche qui se trouve à droite du dossier.

Utiliser Google Workspace pour son entreprise

Si vous voulez utiliser la messagerie de Google pour votre entreprise, il vous est recommandé d’utiliser un compte Google Workspace au lieu d’un compte Google personnel. Avec cette option, vous profiterez d’une messagerie professionnelle. Tous les messages qui sont envoyés à votre adresse e-mail personnalisée seront donc perçus sur votre propre domaine.

En remplaçant @gmail.com par votre propre nom de domaine, vous pourrez créer des adresses e-mail professionnelles pour chacun des membres de votre équipe. Donc, au lieu d’une adresse e-mail comme [email protected], vous avez votrenom@votrenomdedomaine.

Grâce à une messagerie personnalisée qui intègre le nom de votre domaine, vous pourrez instaurer un climat de confiance avec vos clients. Ce sera aussi un excellent moyen de créer des listes d’émission groupées comme marketing@votreentreprise. Google Workspace vous donne aussi la possibilité d’ajouter et de supprimer les employés au sein de votre organisation.

Vous pouvez faire en sorte que chaque employé possède son propre compte. Vous pouvez également assurer la sécurité de vos données en empêchant les employés qui quittent l’entreprise d’y avoir accès. En outre, ce service vous donne la possibilité de gérer les appareils mobiles de chacun de vos collaborateurs.

Utiliser le format d’annonce publicitaire Gmail Sponsored Promotion (GSP) pour toucher les consommateurs

Si pour assurer le bon développement de votre entreprise, vous souhaitez atteindre vos cibles et communiquer directement avec les internautes. Servez-vous alors du format d’annonce publicitaire Gmail Sponsored Promotion. Cette fonction vous permet d’envoyer vos annonces directement dans la messagerie de vos prospects et clients. Ce type de campagne vous permet d’affiner avec précision vos cibles grâce à la géolocalisation, aux mots-clés et aux centres d’intérêt du client.

Vous pouvez aussi vous servir de la profession de l’utilisateur. Dans ce cas, Gmail devient un excellent moyen de donner une meilleure visibilité à votre site. Vous pouvez vous adresser aux internautes depuis les différents types de terminaux : tablette, ordinateur ou smartphone. De plus, l’annonce sera visible par plus de 400 millions d’utilisateurs Gmail. Ce sera alors un moyen efficace de toucher beaucoup de monde.

Les avantages de Gmail

La messagerie de Google présente de nombreux avantages. L’un des principaux atouts de ce service réside dans l’efficacité de son interface. De plus, il propose une grande capacité de stockage qui est en augmentation constante. La relève POP ou IMAP ainsi que le filtre anti-spam sont également des fonctionnalités très appréciées de Gmail.

L’application propose une boîte de réception prioritaire qui vous permet de marquer les messages importants et ainsi les distinguer du reste du courrier. Il faut aussi noter le fait que le service de messagerie propose de nombreuses options et services intéressants tels qu’un système d’étiquettes, l’import de carnets d’adresses et les raccourcis clavier entre autres.

Les alternatives à Gmail

Gmail est sans doute l’une des plateformes de messageries les plus pratiques et les plus polyvalentes. Cela, en raison des nombreuses fonctionnalités qu’elle intègre. Cependant, le service est très gourmand en données personnelles et n’accorde pas beaucoup de respect quant à la vie privée numérique. En effet, il analyse le contenu des e-mails que vous recevez pour ensuite les exploiter. De plus, il conserve des traces de vos chats en ligne grâce aux factures que vous recevez sur votre boîte mail.

Si vous êtes soucieux de la protection de vos données personnelles, d’autres alternatives à Gmail existent. Ils vous permettent d’échanger des mails totalement sécurisés. Parmi les plus fiables, on distingue :

Tutanota

Cette solution peut être utilisée gratuitement et propose de nombreuses fonctionnalités comme la fonction « chiffrage de bout en bout » que vous pouvez activer et désactiver à votre guise. Aussi, si vous avez besoin d’un plus grande espace de stockage et d’un niveau de personnalisation plus élevé, il y a le choix entre plusieurs types de formules payantes.

ProtonMail

Si vous souhaitez profiter d’une protection optimale de votre vie privée, le logiciel open source ProtonMail est de mise. Il propose un service d’e-mails sécurisés et intègre des fonctionnalités très poussées. La plateforme est disponible en version gratuite et propose 3 formules d’abonnements mensuels et annuels.

Posteo

Un fournisseur « vert » de messagerie électronique, Posteo protège et sécurise vos données de manière optimale. Pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités, vous payez seulement 1€ par mois. Si vous souhaitez profiter d’une utilisation sur mesure, vous pouvez ajouter des options. Le seul bémol avec cet outil c’est que son interface n’est pas assez intuitive.