Google Drive : définir une date d’expiration pour vos fichiers devient plus facile
Google Drive facilite enfin la tâche de définir une date d'expiration d'accès aux fichiers et dossiers de sa suite bureautique. Les professionnels à qui s'adresse cette nouvelle fonctionnalité apprécieront cette amélioration de l'expérience utilisateur.
Drive, la suite bureautique et service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud de Google, propose encore une nouvelle fonctionnalité qui devrait faire gagner beaucoup de temps aux professionnels indépendants ou aux compagnies qui partagent souvent des documents avec des intervenants extérieurs. Il est désormais possible de définir des dates d’expiration pour chaque fichier ou chaque dossier directement au moment du partage.
Dans la masse de fichiers que l’on manipule et partage au quotidien, il est facile d’oublier qui a accès à tel ou tel document ou dossier. Il est nécessaire de faire le tour des permissions que l’on a données au fil du temps, et de les révoquer, le cas échéant. S’il est déjà possible de définir une date d’expiration, l’opération est actuellement fastidieuse. La nouvelle fonctionnalité de Drive permet de définir une date de révocation de droit dès l’initiation du partage.
Il sera plus facile de définir les droits d'accès et les dates d'expiration dans Google Drive
Google précise que cette fonctionnalité n'est pas encore disponible pour les fichiers des Drive partagés. Vous pouvez restreindre l’accès de façon très granulaire, en fonction du rôle des gens avec qui vous partagez les documents. Ainsi, lorsque vous définissez une date d'expiration, vous pouvez ajouter une date d'expiration pour les “simples” lecteurs, les commentateurs, les éditeurs et les utilisateurs ayant accès aux éléments publiés s'ils acceptent le paramètre “Utilisateur ayant accès aux éléments publiés”.
Les choses sont légèrement différentes en ce qui concerne les dossiers. Si vous pouvez toujours définir des dates d'expiration pour les lecteurs et les commentateurs, les éditeurs, eux, deviennent Lecteur. En d’autres termes, lorsqu’une date d’expiration est définie sur un dossier, un Éditeur n’a plus le droit de modifier quoi que ce soit dedans. Il peut toujours y accéder et lire les documents. Si vous voulez définitivement lui interdire l’accès, vous devrez modifier son rôle manuellement. Selon Google, cette fonctionnalité sera également implémentée dans la version Android de Drive dès la fin du mois. Elle est pour l’heure réservée aux titulaires d’un plan payant de Google Workspace. Vous devrez patienter si vous ne disposez que de Google Workspace version gratuite.
Source : Google
