En télétravail forcé pour cause de coronavirus ? Ce genre d'organisation se développe depuis deux décennies grâce à internet, et il existe désormais de nombreux outils pour organiser son travail à distance.

Pour nous qui y avons souvent recours, le télétravail n'est pas vraiment un problème. Et il n'y a pas de raison qu'il en soit autrement pour vous, à condition de bien organiser votre travail autour d'outils adaptés. On vous propose donc notre sélection d'applications et services aussi simples qu'indispensables !

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Google Sheets, Framacalc, Trello, Slack… : organisez votre travail en équipe

Votre premier objectif est d'organiser votre travail en équipe, sous peine de vous marcher sur les pieds. Pour cela il existe plusieurs outils plus ou moins sophistiqués. On peut les scinder en deux catégories : les tableurs/tableaux simples mais efficaces, et les plateformes collaboratives, plus complexes, mais complètes.

Slack – l'option la plus complète (mais pas forcément la plus simple)

Dans cette seconde catégorie, on peut parler de Slack, une plateforme extrêmement populaire. Et pour cause : Slack permet de faire à peu près tout dans un endroit centralisé. Vous pouvez organiser votre travail sous la forme de chaines autour de hashtags dédiés.

La plateforme permet aussi de partager des fichiers, discuter, organiser des réunions. On peut également y connecter quantité de services pour en faire un outil parfaitement adapté à votre workflow. Le problème de Slack, c'est que si vous et vos équipes ne l'ont jamais utilisé, il vous faudra vraisemblablement un temps d'adaptation ou de formation.

Si comme de nombreuses entreprises vous avez dû trouver des solutions dans l'urgence, nous vous conseillons donc d'opter pour des outils distincts et dédiés qui ressemblent davantage à ce que vos équipes ont l'habitude d'utiliser.

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Google Sheets, Framacalc – l'option la plus simple pour collaborer

Google Sheets et Framacalc sont des tableurs dans le cloud entièrement gratuits. La différence entre les deux c'est que Google Sheets est propriété de Google, tandis que Framacalc est géré par une association.

Notre conseil, c'est de créer un nouveau tableau dans lequel chaque collaborateur mettra dans une première colonne ses initiales. Dans la seconde colonne il s'agira de mettre un intitulé pour chaque tâche.

Dans les colonnes suivantes vous pouvez par exemple mettre trois cases à cocher par le collaborateur : une lorsque le travail est en cours, une lorsque la tâche est terminée et une dernière en cas de refus ou de problème.

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Accéder à Framacalc

Trello – organisez les tâches sous forme de cartes

Trello est un autre outil collaboratif qui permet d'organiser le travail sous forme de tableaux. Chaque tâche provoque la création d'une “carte” que vous pouvez déplacer dans d'autres colonnes. Par exemple, vous pouvez mettre les tâches à faire dans une colonne “A faire”.

Tout en mettant trois autres colonnes “En cours”, “Terminé” et “Refusé/problème” dans lesquelles le collaborateur déplacera les cartes pour signifier de l'avancement de son travail.

Accéder à Trello

Google Agenda, Framagenda : collaborez sur un calendrier commun

Et si vous vous dotiez d'un calendrier commun ? Cela peut vous permettre par exemple de fixer des deadlines, marquer le début de la réalisation des projets pour en suivre la durée, indiquer un planning, ou encore aider à mieux gérer les départs, congés et maladies de vos équipes.

Google comme Framasoft permettent de créer des calendriers collaboratifs, autrement dit des calendriers que vous pourrez partager avec vos collaborateurs de sorte que tout le monde puisse ajouter / retirer des entrées dans le calendrier commun.

Accéder à Google Agenda

Accéder à Framagenda

Skype, Hangouts, WhatsApp, Wire : communiquez avec vos collègues

Que faire maintenant pour communiquer en direct avec vos collègues ? Pour optimiser au mieux les journées de travail, il est conseillé d'ouvrir un chat central dans lequel tout le monde peut échanger en direct. Skype, Hangouts, WhatsApp, ou même des applications moins connues comme Wire permettent de faire cela très simplement.

Vous pouvez également organiser plusieurs chats thématiques en fonction de projets précis, par exemple – et éviter que toute l'équipe ne perde du temps avec des messages qui ne concernent pas tout le monde.

Télécharger Skype

Télécharger WhatsApp

Télécharger Wire

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WeTransfer, Dropbox, Google Drive, dl.free.fr : transférez des fichiers volumineux

Il est toujours de ces pièces jointes trop lourdes pour passer dans un mail. En général, les serveurs mail n'acceptent pas les fichiers qui dépassent entre 20 et 25 Mo en fonction de votre fournisseur. Il faut donc, si vous souhaitez envoyer de grosses pièces jointes quand même de passer par des services externes.

WeTransfer – pour des fichiers jusqu'à 2 Go

WeTransfer propose l'upload gratuit de fichiers jusqu'à 2 Go, le tout dans une interface extrêmement simple et épurée. Pour l'utiliser, il vous suffit de vous rendre sur le site, d'ajouter vos fichiers, l'email du destinataire, un message, puis de cliquer sur Transfer. C'est 100% gratuit, mais vous pouvez contre 12 € par mois définir une date limite à laquelle le fichier sera supprimer, et protéger le téléchargement par mot de passe.

Accéder à WeTransfer

Dropbox – le couteau-suisse du stockage dans le cloud

Dropbox propose un stockage jusqu'à 2 Go en version gratuite. Pour les entreprises, il est possible moyennant un abonnement de bénéficier de plusieurs téraoctets de stockage. Le service de stockage dans le cloud s'accompagne contrairement à WeTransfer d'une application depuis laquelle vous pouvez accéder à vos fichier presque comme s'il s'agissait d'un disque dur en réseau.

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Google Drive – celui qu'on ne présente plus

Vous avez une adresse Gmail ? Alors vous avez déjà un compte Google Drive. C'est sans doute ce simple fait qui conduira nombre d'acteurs à opter pour Google Drive dès qu'ils souhaiteront transférer des fichiers. D'autant qu'en version gratuite, Google Drive ne propose pas 2 Go mais bien 15 Go depuis 2011, ce qui est tout de même plus confortable. Comme Dropbox, le service est disponible via votre navigateur, ou une application dédiée.

Accéder à Google Drive

dl.free.fr – le service gratuit que vous auriez tort d'oublier

Saviez-vous que Free propose depuis des années un service gratuit de partage de fichiers ? L'avantage de cette solution c'est qu'il est possible de transférer d'un coup des fichiers de 10 Go par FTP, avec le logiciel de votre choix (par exemple Cyberduck).

Accéder à dl.free.fr

Vous utilisez quotidiennement des outils qui ne sont pas mentionnés dans cette liste ? N'hésitez pas à nous le dire dans les commentaires !