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Microsoft Teams représente un point central pour les équipes qui ont besoin de travailler ensemble à distance. Ce logiciel de collaboration de groupe permet de passer des appels vidéo, d’entretenir des conversations, de partager et de collaborer. Le service propose aussi d’autres outils de collaboration pensés pour simplifier la mise en œuvre des classes spécifiques, des équipes ou des projets. Microsoft Teams peut être utilisé gratuitement, mais les équipes plus importantes peuvent accéder à des fonctionnalités supplémentaires en payant par utilisateur.

Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Il s’agit d’un support de communication qui offre aux utilisateurs la possibilité d’accéder à des fichiers partagés, mais aussi de discuter entre eux grâce au chat vocal, textuel ou vidéo. Il s’agit d’un espace de travail, dans Microsoft, conçu dans l’objectif premier de simplifier le travail de groupe. Il vous permet de travailler efficacement à distance avec d’autres personnes.

L’outil propose diverses fonctionnalités comme les appels privés et les réunions. Il est compatible avec toutes les applications Microsoft. Le service prend en charge environ 93 langues et dialectes. Microsoft Teams est principalement dédié aux personnes qui se servent régulièrement d'Office 365. Des centaines de milliers d’organisations, d’entreprises, de collèges, d’écoles et d’universités à travers le monde s’en servent déjà. La plateforme compte aujourd’hui plus de 75 millions d’utilisateurs actifs au quotidien.

Toutes les particularités de Microsoft Teams

Avec Microsoft Teams, il est possible d’ouvrir plusieurs canaux ou salons de discussion au sein d’une même équipe. Ainsi, il est plus facile de faire le suivi des conversations, classées en fonction de fils précis.

Les discussions peuvent s’enchaîner de haut en bas et chaque fois qu’elles sont mises à jour, les utilisateurs en seront informés. Très pratique, il suffit d’un simple clic pour passer une conversation vocale ou vidéo avec les autres membres du canal. En général, une mise en vidéo et une discussion groupée peuvent regrouper 250 utilisateurs. À cet effet, la communication en grand groupe est facilitée grâce au service de messagerie Kaizala intégré à Microsoft Teams.

Par ailleurs, le service propose une licence d’utilisation « Advanced Communisations » qui est en mesure de prendre en charge les réunions actives comptant plus de 1 000 participants et les événements à plus de 20 000 participants. Cette licence embarque également un module complémentaire apportant des fonds de marque, dont la fonction de téléphonie, la « Teams Calling ».

Étant donné que la plateforme est intégrée à Microsoft 365, elle est donc liée aux autres services du pack Office, dont Excel et Word. Ainsi, il possède des services de partage et de stockage en cloud comme PowerPoint, SharePoint et OneNote. Désormais, vous avez accès à toutes ces fonctionnalités sur Microsoft Teams. Vous pouvez synchroniser toutes les présentations, les feuilles de calcul et les documents partagés. De plus, vous en aurez une copie placée dans OneDrive. Si un membre dispose des droits de partage, il pourra accéder à la dernière version.

D’ailleurs, le contenu partagé est possible grâce à l’édition collaborative. Tous les utilisateurs pourront alors apporter des modifications en temps réel depuis le logiciel Office. Ainsi, un utilisateur pourra toujours accéder au récapitulatif d’un appel, d’une réunion ou d’un enregistrement.

Comment gérer les fonctionnalités et les mises à jour de Microsoft Teams ?

L’accès aux sites internes, aux fichiers et aux tableaux de bord de Microsoft Teams se fait automatiquement depuis Microsoft 365 Groups. Vous pouvez procéder à la création d’un nouveau groupe ou relier l’équipe à un groupe existant. De plus, le logiciel intègre une option de signalement qui permet d’indiquer une mise à jour importante au niveau d’une option quelconque.

Il faut noter le fait que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées en permanence. C’est par exemple le cas de Teams pour les organismes de santé. Depuis la pandémie du Covid-19, le logiciel a fait l’objet de plusieurs mises à jour.

Vous pouvez par exemple profiter du nouveau mode « Together » qui vous place dans un espace virtuel partagé. Cela permet de créer un effet de convivialité entre les travailleurs à distance. Les utilisateurs des canaux de Microsoft Teams peuvent aussi entrer en contact avec des services extérieurs. Grâce aux connecteurs, les organismes peuvent relier leurs propres applications internes directement vers les canaux Teams. Parmi eux, vous pouvez déjà tenir compte des mises à jour de Zendesk, GitHub et Evernote.

Pour ce qui est de la sécurité et de la protection des données, Miocrosoft Teams se soumet au service Tier C. Cette authentification à deux facteurs inclut l’authentification unique via Active Directory et le cryptage de données au repos et en transit. De plus, la plateforme propose des commandes de contrôle qui permettent d’assurer la protection de données sensibles contre d’éventuelles fuites. Grâce aux barrières d’informations, il est possible de réduire les membres de l’équipe qui peuvent participer à une conversation en groupe réduit.

Créer une équipe sur Microsoft Teams, comment faire ?

Pour créer une équipe sur Microsoft Teams, rien de plus simple. Rendez-vous sur le site internet de Microsoft Teams et connectez-vous si vous avez un compte Microsoft.

Dans le cas contraire, vous pouvez faire votre inscription gratuitement. Suivez ensuite toutes les instructions pour la configuration de votre équipe. Un bouton téléchargez l’application Windows apparaîtra et cliquez dessus pour continuer. Vous pouvez aussi vous rendre sur la page de téléchargement. Entamez le programme d’installation de Microsoft Teams. Une fois l’application ouverte, vous pouvez vous connecter au compte Microsoft que vous avez précédemment créé.

Appuyez sur Continuer quand le message Welcome To Teams apparaitra. Vous obtiendrez un lien que vous pourrez partager avec d’autres membres afin de les inviter dans votre équipe. Vous recevrez également ce lien par e-mail pour que vous puissiez vous en servir à tout moment. Appuyez sur « Je l’ai » puis continuez vers le processus d’intégration.

Vous pourrez comprendre le fonctionnement du chat, des canaux et des réunions grâce à plusieurs infobulles. Sur le côté gauche, vous verrez un onglet qui vous permettra de basculer rapidement entre les conversations privées, les fichiers et les notifications. Pour rejoindre une équipe, vous n’avez qu’à demander à un membre de vous inviter et visitez le lien dans votre navigateur.

Si nécessaire, entrez vos coordonnées puis appuyez sur Envoyer une demande. À partir du moment où la demande est approuvée, vous pourrez vous connecter à Microsoft Teams. Pour choisir l’équipe à laquelle vous avez été invité, vous n’avez qu’à cliquer sur la liste déroulante.

Zoom sur l’utilisation de l’application Microsoft Teams

Le principe de Microsoft Teams repose sur le fait de pouvoir communiquer à travers le partage de fichiers et les courriels de groupe. Cependant, les pertes de messages et de fichiers sont des risques auxquels vous pourriez faire face avec la plateforme.

Effectivement, Teams a pour principal avantage de pouvoir s’intégrer aux groupes et aux services Office. Les utilisateurs peuvent s’en servir pour passer de façon transparente aux tableaux de bord, à l’édition de documents et aux planificateurs. En passant par les appels vidéo, le chat de groupe et les appels vocaux, vous pourrez facilement accéder à tous ces services partagés.

Par ailleurs, le service embarque une messagerie instantanée qui permet d’envoyer à une adresse quelconque des messages comme une discussion. La plateforme prend également en charge la mise en attente et la reprise des appels. Vous pourrez aussi accéder à l’historique de ces derniers. L’outil propose toutes les fonctionnalités qui permettent le masquage de l’identité, le renvoi d’appel, la gestion d’appels multiples et la numérotation par extension.

Compatibilité et disponibilité de Microsoft Teams

Microsoft Teams est disponible en plusieurs versions et propose une disponibilité « en partie » pour ses utilisateurs. Le logiciel propose également toute une série de fonctionnalités mises en place pour accompagner les enseignants et les élèves en ce qui concerne la gestion d’emploi du temps.

Grâce à la fonctionnalité OneNote, il est plus simple de faire l’extraction des informations de l’école en faisant office de cahiers de classe. Enfin, il faut noter que c’est multiplateforme. Il est compatible aussi bien sur Mac, Windows, Android, Linux et iOS.

Qui sont les concurrents directs de Microsoft Teams ?

Microsoft Teams entre en concurrence directe avec plusieurs applications phares telles que Google Meet, Slack, GoToMeeting et Zoom. Ces derniers ne sont pas aussi robustes et complets que Microsoft Teams, mais ils dominent une partie du marché.

Slack par exemple a été lancé avant Teams. Il s’utilise avec Google Apps for Work. Cette association propose un moyen particulièrement simple de communiquer et de collaborer entre collègues. D’ailleurs, l’application recense près de 500 000 utilisateurs. De plus, la plateforme est accessible en tant que produit Freemium : son prix se caractérise par une tarification personnalisée. Dans ce cas, il peut s’adapter aux différents besoins de chaque utilisateur. Ce qui n’est pas le cas pour Teams qui propose une version professionnelle avec un abonnement unique et complet.